REDISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL PORTAL WEB MUNICIPAL - La Unión

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A continuación el detalle de la contratación del "REDISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL PORTAL WEB MUNICIPAL", tal como se solicitó en sesión del jueves 30 de mayo del 2019:

 

 

La necesidad de un portal WEB transaccional es ineludible, con el fin de prestar un servicio eficiente, transparente y en línea a nuestros contribuyentes.  Adicionalmente, existen factores legales que nos impulsan a realizar el cambio, tales como:  el Índice de Transparencia del Sector Público, la evaluación anual que realiza el INCAE a los sitios WEB del Gobierno, el Decreto Ejecutivo 40200 en su artículo 18 "Acceso a la información pública, datos abierto y acción ciudadana", Directriz no.073-MP-MEIC-MC de Transparencia y Acceso a la Información Pública, entre otros.

 

A raíz de esta necesidad, desde el año 2013, el Ing. Julio Rojas Astorga, Alcalde de ese período contrató a la empresa Dinámica Consultores, contratación no.2012LA-000003-01, para realizar la "Conceptualización de la Plataforma WEB".

 

Esta iniciativa fue incluída en el Portafolio de Proyectos del Plan Estratégico de TI del año 2015 y reforzada en el Plan Estratégico Municipal La Unión de la actual administración (Gobierno y ciudades abiertas 2016-2020), que indica en sus Objetivos Estratégicos 8.1.3 inciso h. “Renovar el portal WEB de servicios y redes sociales, como alternativa de participación, información y transparencia institucional”.

 

Es a mediados del año 2018 que se cuenta con el presupuesto necesario para llevar a cabo este desarrollo y cumplir con lo establecido.  Para esto se realiza un estudio de Pre-Inversión del proyecto, en el cual se hace un Estudio de Mercado y un Estudio Técnico para definir costos, basados en proyectos similares incluidos en SICOP, por lo que se determina como costo promedio ¢20 300 000. 

 

Se genera la Decisión Inicial (que es procedimiento de Contratación Administrativa, un documento, el cual recoge la radiografía de lo que será la contratación y el cual implica un banderazo de salida; con los aspectos básicos para iniciar el proceso de compras) para la adquisición de este proyecto y se incluye en el SICOP (*) garantizando así un acceso transparente y participando a todas la empresas del país.  

 

(*) Definición:   El SICOP: es el Sistema Integrado de Compras Públicas, desarrollado por el ICE y Secretaría Técnica de Gobierno Digital, herramienta para realizar negocios vía Web.  Es un modelo de proveeduría virtual, basado en las mejores prácticas internacionales que hace más eficientes los procesos de compra y contratación con las instituciones públicas.  Esta plataforma permite generar importantes ahorros a proveedores e instituciones, en costos y tiempo, fomenta la transparencia, incentiva la participación de los oferentes y aumenta la competitividad de las empresas locales y el Estado.

 

 

En la Decisión Inicial se solicita, con todo detalle: 

 

  • Construcción del nuevo Portal, incluyendo un nuevo diseño gráfico, la migración de las páginas y/o archivos de sitio web actual, así como los enlaces que se encuentran en él.

 

  • La adaptación e implementación de sistemas de consultas y pago en línea en el nuevo portal.

 

  • La adopción de un modelo de navegación y otras medidas que faciliten el registro de estadísticas de acceso.

 

  • Facilitar el intercambio de información con los contribuyentes y usuarios de los servicios municipales, a través de una lista de suscripción que le permita a la Municipalidad realizar envío de comunicados y actualizaciones de nuevos servicios en la plataforma.

 

  • La implementación de un mecanismo eficiente de mantenimiento del contenido del portal que evite la duplicación de información.

 

  • Libro de Marca: Se debe crear libro de marca (*) para la Municipalidad.

 

(*) Definición.  LIBRO DE MARCA:  Manual de Identidad Corporativa, donde se define: Composición del logo, grillas de construcción, posición y márgenes, paleta de colores en los diferentes sistemas, representación del logo en color, blanco y escala de grises, tipografías y explicación de usos, permisos en el uso del logo, porque "una identidad corporativa bien realizada no es un simple logotipo, es necesario mantener una coherencia visual en todas las comunicaciones que una empresa realiza".

 

 

 

Se adjudicó a finales del año 2018 y se iniciaron los talleres de definición de requerimientos para el portal WEB, en el mes de febrero, con participación del personal municipal, para ello se cuenta con las firmas de asistencia en las diferentes actividades.  Paralelamente se trabaja en el libro de marca y se realiza una encuesta al personal municipal.

 

 

 

Respondiendo a las consultas del señor Boris Sánchez:

 

¿Cuál fue el proceso licitatorio?

R/ Como se indicó anteriormente, se realiza a través del SICOP.

 

 

¿Cuánta gente participó?

R/Participaron 3 oferentes.   La forma de adjudicación está dada por el cumplimiento de requerimientos y por precio.  A los oferentes con la oferta más baja se le solicitó que indicarán las especificaciones pues no se agregaron al cartel, y esta información es crucial para conocer el producto que están ofreciendo, se les brindó el plazo de ley y no cumplieron con la entrega de especificaciones, por lo que se descarta esa oferta, (más abajo pueden ver la nota al respecto).  Las otras dos ofertas sí cumplen con todo lo solicitado, por lo tanto, a través del SICOP, se adjudica por menor precio.

 

 

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¿Cuál fue el monto de la adjudicación?

R/ Se adjudica por ¢18 300 000.00, que como pueden notar es un monto MENOR al estimado en el estudio de Pre-Inversión.

 

 

¿Qué si hicieron algún estudio previo y posterior?

R/ Tal como se indica anteriormente, se realizó un estudio de Pre-Inversión.  Sobre el estudio posterior, se indica que aún se encuentra en etapa de desarrollo por lo que este estudio será el cierre del proyecto cuando este se concluya.

 

 

¿Sensibilidad de la comunidad hacia el logo?

R/  Dado que el libro de marca es un  Manual de Identidad Corporativa, se realiza a lo interno de la institución la sensibilización, se cuenta con listas de asistencia a los procesos.

  

 

 

 

 

El Libro de Marca en PDF, así como su conceptualización y estrategia de comunicación se puede consultar en este link

 

 

Es importante indicar que actualmente existe una tendencia mundial minimalista y la podemos ver en los logos de otras municipalidades:

 

 

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Por otra parte,  se  había solicitado previamente el criterio de la Dirección Jurídica, que respondió en el MLU-DJUR-440-2019, del 24 de abril del presente año, donde indica:

 

“De las investigaciones realizadas por esta Dirección, se encuentra que años atrás la aprobación del logo institucional utilizado actualmente, únicamente requirió el visto bueno y firma del Alcalde de ese entonces, por lo tanto se deduce que no fue necesario elevarlo a aprobación del Concejo Municipal.”

 

 

 

 

Sobre la empresa Double Digit Ltda.

 

Es parte de una compañía Global con sus “Headquarters” o casa matriz en Nueva York, EEUU.

 

Tiene más de 30 oficinas alrededor del mundo.

 

La sede para Latinoamérica está en Costa Rica,  donde cuentan con más de 225 colaboradores profesionales en distintos Departamentos:

- Tecnología 

- Agencia de Marketing y Publicidad

- Producción de Contenido Creativo

- Producción Audiovisual

- BTL (Producción de Experiencias)

- Global Execution (Producción de contenidos para marcas en EEUU) 

- Medios Digitales y ATL e Inteligencia de Negocios (Paid Media & BI).

 

 

 

 

Y por último, muy importante aclarar que los símbolos municipales no cambian (ni el escudo ni la bandera), se puede observar este ejemplo de un anuncio de la Municipalidad de San José que salió el lunes de semana anterior:

 

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